Case: Finansiel virksomhed – fra dokumentoverblik til intern håndtering af tilgængelighed
Fra analyse af eksisterende dokumenter til intern produktion af tilgængelige PDF’er.
En større finansiel virksomhed arbejdede målrettet med at styrke arbejdet med dokumenttilgængelighed. Efter at have fået overblik over dokumenterne på virksomhedens website, blev næste skridt at skabe en løsning, hvor organisationen selv kunne håndtere størstedelen af arbejdet internt til deres website. Fokus var derfor ikke alene på compliance, men på at opbygge interne kompetencer og etablere en mere effektiv arbejdsproces omkring dokumentproduktion i Word og PDF.
Løsningen blev baseret på en kombination af software, undervisning og mulighed for specialister ved særlige behov.
Udfordringen: Mange dokumenter og behov for intern forankring
Virksomheden havde allerede taget de første skridt mod bedre dokumenttilgængelighed og ønskede nu en mere langsigtet og praktisk tilgang. Det centrale spørgsmål var:
Hvordan sikrer man, at nye dokumenter bliver tilgængelige – uden at gøre organisationen afhængig af ekstern hjælp?
Der var især fokus på:
- At medarbejderne selv kunne producere tilgængelige PDF’er
- At arbejde direkte i de eksisterende Word-processer
- At reducere behovet for manuel efterbehandling
- At sikre compliance med gældende standarder og lovkrav
Det var vigtigt, at løsningen kunne fungere i praksis på tværs af organisationen og understøtte den daglige dokumentproduktion.
Første skridt: Analyse og overblik
Som en del af processen gennemførte Aliro Docs en analyse af virksomhedens website ved hjælp af Aliro Finder.
Analysen gav indsigt i:
- Eksisterende PDF-dokumenter på websitet
- Dubletter og dokumentvarianter
- Status på tilgængelighed
- Metadata som sidetal, filstørrelser og dokumenttyper
Resultatet gav virksomheden et bedre grundlag for at prioritere indsatsen og identificere områder, hvor interne arbejdsgange kunne forbedres.
Første skridt: Analyse og overblik
Som en del af processen gennemførte Aliro Docs en analyse af virksomhedens website ved hjælp af Aliro Finder.
Analysen gav indsigt i:
- Eksisterende PDF-dokumenter på websitet
- Dubletter og dokumentvarianter
- Status på tilgængelighed
- Metadata som sidetal, filstørrelser og dokumenttyper
Resultatet gav virksomheden et bedre grundlag for at prioritere indsatsen og identificere områder, hvor interne arbejdsgange kunne forbedres.
Overblik med Aliro Finder
I opstartsfasen anvendte vi analyseværktøjet Aliro Finder. Værktøjet scanner dokumenter på websitet og kortlægger graden af tilgængelighed. Der skabes et samlet overblik ud fra en kort og overskuelig rapport. For denne offentlige myndighed blev rapporten udvidet med sidevisninger for de enkelte filer, eftersom det gjorde det muligt at prioritere indsatsen ud fra både tilgængelighed og faktisk brug. Resultatet var et solidt og databaseret beslutningsgrundlag.
Løsningen: axesWord og Aliro Training
Bankens primære fokus var at kunne håndtere dokumenttilgængelighed selv. Derfor blev løsningen centreret omkring software og undervisning.
1. axesWord
Den finansielle virksomhed implementerede axesWord, som er et plugin og konverteringsværktøj til Microsoft Word.
Løsningen gør det muligt at:
- Oprette tilgængelige dokumenter direkte i Word
- Konvertere Word-filer til tilgængelige PDF’er
- Understøtte PDF/UA og WCAG-standarderne
- Integrere tilgængelighed i de eksisterende arbejdsprocesser
Det gjorde det muligt for medarbejderne at arbejde mere selvstændigt med dokumenttilgængelighed i det daglige
2. AliroTraining
For at sikre en effektiv anvendelse af softwaren blev der gennemført målrettet undervisning af medarbejderne.
Undervisningen havde fokus på:
- Strukturering af dokumenter i Word
- Korrekt anvendelse af overskrifter, tabeller og billeder
- Konvertering til tilgængelige PDF’er
- Praktiske arbejdsgange og best practice
Målet var at skabe kompetencer internt i organisationen, så medarbejderne selv kunne håndtere størstedelen af dokumentproduktionen fremadrettet.
Fleksibilitet med Aliro Tagging
Selvom virksomheden ønskede at håndtere mest muligt selv, var der fortsat enkelte dokumenter med høj kompleksitet, hvor specialistbistand gav mening.
Her kunne virksomheden supplere med Aliro Tagging, når der var behov for:
- Håndtering af komplekse dokumenter
- Ekstra kvalitetssikring
- Tilgængeliggørelse af større publikationer eller ældre dokumenter
Det gav en fleksibel model, hvor virksomheden kunne kombinere intern produktion med ekstern ekspertise efter behov.
Resultatet: Tilgængelighed som en del af hverdagen
Med kombinationen af axesWord og Aliro Training fik virksomheden etableret en løsning, hvor dokumenttilgængelighed blev en naturlig del af arbejdsprocessen.
Resultatet blev:
- Intern kompetenceopbygning hos medarbejderne
- Mulighed for selv at producere tilgængelige PDF’er
- Mere effektive arbejdsgange omkring dokumentproduktion
- Mindre afhængighed af ekstern håndtering
Tilgængelighed blev dermed ikke blot et enkelt projekt, men en mere integreret del af virksomhedens daglige arbejde med dokumenter.
Kvalitet og compliance i fokus
Løsningen understøttede gældende krav og standarder inden for dokumenttilgængelighed, herunder:
- WCAG
- PDF/UA
- EU’s tilgængelighedsdirektiv
- Nationale krav til digitale dokumenter
Det gav virksomheden et stærkere fundament for at arbejde struktureret med tilgængelighed – både nu og fremadrettet.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
