Case: Offentlig styrelse – fra markedsdialog til skalerbar PDF-tilgængelighed
Service & software: AliroSchedule
Fra grundig markedsdialog og udbud til en stabil løsning for HTML-baseret dokumentproduktion. En større offentlig styrelse stod over for en vigtig opgave: at sikre, at deres HTML-baserede dokumenter blev konverteret til tilgængelige PDF’er – korrekt, skalerbart og i overensstemmelse med gældende krav. Forud for udbuddet blev der gennemført en grundig markedsdialog. Formålet var at afdække mulighederne i markedet og sikre det rette match mellem behov og løsning. Aliro Docs vandt udbuddet med en løsning baseret på Aliro Schedule.
Udfordringen: Høj volumen og eksisterende setup
Styrelsen havde allerede et etableret system til generering af dokumenter i HTML. Udfordringen var at sikre tilgængelighed i konverteringen til PDF – uden at ændre fundamentalt på den eksisterende arkitektur. Der var særligt fokus på:
- Konvertering fra HTML til PDF med korrekt struktur
- Integration med eksisterende systemer og API’er
- Stabil drift ved høj volumen
- Overholdelse af WCAG og PDF/UA
Det var afgørende, at løsningen kunne implementeres effektivt og med minimal påvirkning af den daglige drift.
Første skridt: Markedsdialog og afklaring
Den indledende markedsdialog spillede en central rolle i projektet. Her blev muligheder, krav og tekniske forudsætninger afdækket i tæt dialog mellem styrelsen og leverandører.
Efterfølgende blev projektet konkretiseret gennem:
- Opstartsmøde med tekniske og forretningsmæssige interessenter
- Gennemgang af HTML-strukturer og dokumenttyper
- Afklaring af integration og sikkerhed
- Fastlæggelse af en kort og effektiv implementeringsplan
Denne proces sikrede et solidt beslutningsgrundlag og en klar retning for implementeringen.
Første skridt: Markedsdialog og afklaring
Den indledende markedsdialog spillede en central rolle i projektet. Her blev muligheder, krav og tekniske forudsætninger afdækket i tæt dialog mellem styrelsen og leverandører.
Efterfølgende blev projektet konkretiseret gennem:
- Opstartsmøde med tekniske og forretningsmæssige interessenter
- Gennemgang af HTML-strukturer og dokumenttyper
- Afklaring af integration og sikkerhed
- Fastlæggelse af en kort og effektiv implementeringsplan
Denne proces sikrede et solidt beslutningsgrundlag og en klar retning for implementeringen.
Løsningen: Aliro Schedule
For at imødekomme regionens behov blev løsningen bygget op omkring to supplerende spor. Løsningen blev baseret på Aliro Schedule, som automatiserer konverteringen fra HTML til tilgængelige PDF’er. Aliro Schedule:
AliroSchedule
- Modtager HTML, CSS og tilhørende data som input
- Omsætter indholdet til strukturerede PDF-dokumenter
- Sikrer overholdelse af PDF/UA og WCAG
- Validerer output i forhold til PAC
Integration blev etableret via REST API, hvor eksisterende endpoints blev udskiftet – uden ændringer i den bagvedliggende logik.
Faglighed og standarder i praksis
Aliro Docs arbejder aktivt med udviklingen af standarder inden for dokumenttilgængelighed. Som medlem af PDF Association og dansk delegat under Dansk Standard er vi med til at forme standarden for PDF/UA. Det betyder, at løsningen ikke blot lever op til kravene – men bygger på den nyeste viden og best practice.
Implementeringen: Hurtig og kontrolleret overgang
Implementeringen blev gennemført i en kort og effektiv proces:
Forberedelse: Styrelsen fremsendte HTML-skabeloner og dokumenteksempler.
Opsætning: Aliro Schedule blev konfigureret og leveret som docker image.
Test og validering: Output blev testet i forhold til både layout og tilgængelighed.
Live-transition: Det eksisterende setup blev opdateret til at pege på Aliro Schedule.
Overgangen blev gennemført uden afbrydelse af driften.
Resultatet: Automatiseret og tilgængelig dokumentproduktion
Resultatet blev:
- Automatisk generering af tilgængelige PDF’er fra HTML
- Dokumenter der lever op til WCAG og PDF/UA
- Stabil håndtering af store dokumentmængder
- Minimal ændring af eksisterende systemer
Løsningen håndterer både simple breve og komplekse dokumenter med tabeller og dynamisk indhold – med ensartet kvalitet.
Fra udbud til drift
Kombinationen af en grundig markedsdialog, et veldefineret udbud og en målrettet implementering gjorde det muligt at etablere en løsning, der både er teknisk robust og organisatorisk forankret. For styrelsen betyder det, at tilgængelighed ikke længere er en særskilt opgave – men en automatiseret del af deres digitale infrastruktur.
Resultatet: Automatiseret og tilgængelig dokumentproduktion
Resultatet blev:
- Automatisk generering af tilgængelige PDF’er fra HTML
- Dokumenter der lever op til WCAG og PDF/UA
- Stabil håndtering af store dokumentmængder
- Minimal ændring af eksisterende systemer
Løsningen håndterer både simple breve og komplekse dokumenter med tabeller og dynamisk indhold – med ensartet kvalitet.
Fra udbud til drift
Kombinationen af en grundig markedsdialog, et veldefineret udbud og en målrettet implementering gjorde det muligt at etablere en løsning, der både er teknisk robust og organisatorisk forankret. For styrelsen betyder det, at tilgængelighed ikke længere er en særskilt opgave – men en automatiseret del af deres digitale infrastruktur.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med HTML-baserede dokumenter og ønsker en løsning, der kan håndtere både volumen og kvalitet? Så kontakt os og hør, hvordan Aliro Schedule kan implementeres i jeres organisation.
