Case: Regionen – fra udbud til skalerbar dokument-tilgængelighed
Service & software:AliroFinder, AliroTagging, AliroOnDemand,
Fra komplekst udbud til en struktureret løsning med automatisering og kvalitetssikring. Da regionen skulle finde en løsning til webtilgængeliggørelse af store mængder dokumenter, var kravene høje. Opgaven omfattede både behovet for en stabil og skalerbar produktionsløsning og et ønske om sikker dokumentkvalitet i forhold til gældende tilgængelighedskrav. Samtidig skulle løsningen kunne fungere i samspil med regionens eksisterende it-miljø og processer.
Efter et udbud vandt Aliro Docs opgaven med en løsning, der kombinerede Aliro Schedule og Aliro Tagging. Dermed fik regionen både en automatiseret tilgang til store dokumentmængder og en metode til at håndtere de dokumenter, som krævede særlig behandling.
Udfordringen: Høj volumen, mange afhængigheder og høje krav
Regionen stod over for en opgave, hvor dokumenttilgængelighed ikke kunne løses med én enkelt indsats. Der var behov for en løsning, som både kunne håndtere stor volumen og tage højde for variationer i dokumenttyper, layout og tekniske integrationer.
Der var især fokus på:
- At sikre en løsning, der kunne fungere i regionens eksisterende it-miljø
- At skabe en robust proces med tydelige milepæle og ansvar
- At håndtere store dokumentmængder effektivt og skalerbart
- At sikre, at dokumenterne levede op til kravene til webtilgængelighed
Det var afgørende, at projektet blev grebet struktureret an fra begyndelsen, fordi både tekniske, organisatoriske og juridiske forhold havde betydning for den samlede leverance.
Første skridt: En grundig afklaringsfase
Efter kontraktindgåelse blev projektet indledt med en omfattende afklaringsfase. Her blev der gennemført workshops og møder med relevante deltagere fra både regionen og Aliro Docs for at skabe et fælles beslutningsgrundlag.
Formålet var blandt andet at:
- Afklare projektets omfang, roller og ansvar
- Gennemgå integrationsbehov og tekniske forudsætninger
- Kortlægge dokumenttyper, variationer og metadata
- Planlægge test, prøveforløb og den videre implementering
Afklaringsfasen gav regionen et klart overblik over både krav, risici og næste skridt. Samtidig sikrede processen, at ressourcerne blev anvendt målrettet, og at vigtige beslutninger blev truffet tidligt.
Første skridt: En grundig afklaringsfase
Efter kontraktindgåelse blev projektet indledt med en omfattende afklaringsfase. Her blev der gennemført workshops og møder med relevante deltagere fra både regionen og Aliro Docs for at skabe et fælles beslutningsgrundlag.
Formålet var blandt andet at:
- Afklare projektets omfang, roller og ansvar
- Gennemgå integrationsbehov og tekniske forudsætninger
- Kortlægge dokumenttyper, variationer og metadata
- Planlægge test, prøveforløb og den videre implementering
Afklaringsfasen gav regionen et klart overblik over både krav, risici og næste skridt. Samtidig sikrede processen, at ressourcerne blev anvendt målrettet, og at vigtige beslutninger blev truffet tidligt.
Løsningen: Aliro Schedule og Aliro Tagging i samspil
For at imødekomme regionens behov blev løsningen bygget op omkring to supplerende spor.
1. Aliro Schedule
Aliro Schedule blev anvendt til den automatiserede håndtering af store dokumentmængder. Løsningen gjorde det muligt at integrere tilgængeliggørelse i regionens eksisterende dokumentflow og skabe en mere effektiv produktion af tilgængelige PDF-dokumenter.
Med Aliro Schedule fik regionen en løsning, der understøttede:
- Automatiseret behandling af store dokumentvolumener
- Skalerbar produktion i eget it-miljø
- Integration med eksisterende systemer og arbejdsgange
- En mere stabil og fremtidssikret proces for dokumenttilgængelighed
Det gav regionen et stærkt fundament for at arbejde systematisk med tilgængelighed i stor skala.
1. Aliro Tagging
Samtidig blev Aliro Tagging anvendt til de dokumenter, hvor der var behov for en mere målrettet og detaljeret indsats. Her handlede det om at sikre korrekt struktur og høj kvalitet i de dokumenter, som ikke kunne håndteres fuldt ud automatisk.
Aliro Tagging omfattede blandt andet:
- Korrekt struktur og tagging
- Logisk læserækkefølge
- Håndtering af tabeller og komplekse elementer
- Grundig validering og kvalitetssikring
Dermed fik regionen en fleksibel løsning, hvor både automatisering og manuel kvalitetssikring indgik som en del af den samlede tilgang.
En løsning tilpasset regionens virkelighed
Et centralt element i projektet var, at løsningen skulle passe til regionens hverdag og eksisterende infrastruktur. Derfor blev der arbejdet tæt med afklaring af integrationer, testmiljøer, serveropsætning, metadata og overvågning. Det betød, at projektet ikke kun handlede om software, men om at skabe en løsning, der kunne fungere i praksis og understøtte driften på lang sigt.
Den strukturerede proces gjorde det muligt at:
- Reducere risici tidligt i forløbet
- Skabe gennemsigtighed i projektets milepæle
- Understøtte en sikker overgang fra afklaring til drift
- Etablere en løsning med både teknisk og organisatorisk forankring
Resultatet: Fra udbud til driftssikker løsning
Med kombinationen af Aliro Schedule og Aliro Tagging fik regionen en løsning, der både kunne håndtere volumen og kvalitet. Resultatet blev en mere struktureret tilgang til dokumenttilgængelighed, hvor automatisering og specialiseret kvalitetssikring arbejder sammen.
Regionen fik dermed:
- En løsning funderet i et gennemarbejdet udbud og en tydelig afklaringsproces
- En automatiseret tilgang til store dokumentmængder
- Mulighed for at håndtere komplekse dokumenter med høj kvalitet
- En skalerbar og driftsegnet model til webtilgængelighed
Tilgængelighed blev dermed ikke alene en teknisk leverance, men en integreret og langsigtet løsning, der kunne understøtte regionens behov både nu og fremadrettet.
Resultatet: Fra brandslukning til strategisk indsats
Dermed blev tilgængelighed ikke bare en enkeltstående opgave eller projekt – men en struktureret og langsigtet indsats. Styrelsen fik et overblik over hele dokumentporteføljen, hvilket kan være udfordrende med flere aktører. Samtidig fik de mulighed for at udarbejde en prioriteringsplan baseret på data. Løsningen var en fleksibel leveringsmodel med en dokumenteret kvalitetssikring, som blev tilpasset både lovkrav og budget.
Arbejder I også med at leve op til EN 301 549 og kravene til digitale dokumenter, så kontakt os og få et uforpligtende overblik over jeres dokumenter.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med store dokumentmængder og behov for en mere struktureret tilgang til webtilgængelighed, så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro Schedule og Aliro Tagging kan bruges i jeres organisation.
