Case: Strategisk tilgang i hovedstads-kommune
En større hovedstadskommune ønskede en struktureret og langsigtet løsning til håndtering af dokumenttilgængelighed på tværs af hele kommunen. Med mange forvaltninger, afdelinger og medarbejdere, som løbende publicerer dokumenter, var der behov for både overblik, faste processer og en enkel måde at håndtere bestillinger på.
Kommunen arbejdede allerede målrettet med webtilgængelighed og havde samtidig direktionens opbakning til området. Det gav et vigtigt fundament for at kunne arbejde strategisk med compliance og løbende forbedringer.
Udfordringen: Hvordan fastholdes struktur og perspektiv?
Kommunen havde et omfattende dokumentlandskab med mange forskellige typer PDF-filer fordelt på tværs af websites, forvaltninger og fagområder.
Samtidig var der:
- Mange interne bestillere
- Mange forskellige EAN-numre
- Flere afdelinger med ansvar for publicering
- Behov for løbende opfølgning og dokumentation
Det gjorde det vigtigt at etablere en løsning, som både kunne understøtte den daglige drift og samtidig give kommunen et strategisk overblik over status på dokumenttilgængelighed.
En af kommunens kontaktpersoner havde desuden ansvar for hvert år at præsentere en status på webtilgængelighedsarbejdet for direktionen samt komme med anbefalinger til kommende fokusområder. Derfor var der behov for valide data og konkrete indsigter om kommunens dokumenter og compliance-niveau.
Første skridt: Få et samlet overblik af situationen i kommunen
Samarbejdet tog udgangspunkt i en samlet løsning baseret på:
- Aliro Finder
- Aliro Portal
- Aliro Tagging
Aliro Docs gennemførte crawling af kommunens websites med Aliro Finder for at skabe et samlet overblik over eksisterende dokumenter og deres tilgængelighedsstatus. Rapporterne gav kommunen mulighed for at identificere:
- Helt utilgængelige dokumenter
- Delvist utilgængelige dokumenter
- Ældre filer
- Specifikke dokumenter inden for handicap- og ældreområdet
På baggrund af resultaterne lagde kommunen en konkret strategi for, hvilke dokumenter der skulle prioriteres først. Fokus blev særligt rettet mod dokumenter, som var helt eller delvist utilgængelige.
Løsningen: Strategisk tilgang til compliance
Kommunens løsning blev bygget op omkring et tæt samspil mellem Aliro Finder, Aliro Portal og Aliro Tagging.
AliroFinder
giver ledelsesoverblik
Aliro Finder blev et centralt værktøj i kommunens strategiske arbejde med webtilgængelighed. Rapporterne giver ikke alene et operationelt overblik over dokumenter og fejl – de danner også grundlag for den årlige ledelsesopfølgning til direktionen. Kommunen anvender blandt andet rapporterne til:
- Status på compliance
- Prioritering af indsatsområder
- Identifikation af risikoområder
- Opfølgning på udviklingen over tid
- Anbefalinger til kommende fokusområder
Det har gjort webtilgængelighed til en mere konkret og målbar indsats på tværs af organisationen.
AliroPortal
samler bestillinger og EAN-håndtering
Med mange bestillere fordelt på tværs af kommunen er der behov for en enkel og ensartet proces for bestilling af opmærkning.
Aliro Portal er derfor en vigtig del af løsningen. Via portalen kan medarbejdere selv:
- Uploade dokumenter
- Bestille opmærkning
- Vælge korrekt EAN-nummer
- Følge status på opgaver
Det har gjort administrationen væsentligt lettere – både for kommunen og for de enkelte bestillere. Samtidig sikrer portalen, at opgaver håndteres ensartet på tværs af organisationen.
AliroTagging
sikrer tilgængelige
dokumenter
Selve opmærkningen udføres af Aliro Docs gennem Aliro Tagging.
Alle dokumenter leveres tilbage som tilgængelige PDF-filer, der lever op til:
- WCAG
- PDF/UA
- PDF/A
- Digitaliseringsstyrelsens anbefalinger
Kommunen har dermed fået en løsning, hvor både kvalitet, processer og compliance understøttes i det daglige arbejde.
Resultatet: Samspil mellem drift, rapportering og ledelsesforankring
Kommunen har etableret en struktureret og strategisk tilgang til dokumenttilgængelighed, hvor både drift, rapportering og ledelsesforankring spiller sammen. Resultatet er blandt andet:
- Bedre overblik over dokumentlandskabet
- Tydelig prioritering af utilgængelige dokumenter
- Simpelt flow ift. bestilling på tværs af mange afdelinger
- Korrekt håndtering af EAN-numre og fakturering
- Løbende opfølgning på compliance
- Stærkere ledelsesforankring omkring webtilgængelighed
Samtidig har kommunen skabt et fundament for løbende forbedringer, hvor webtilgængelighed ikke blot håndteres som en teknisk opgave – men som en integreret del af kommunens digitale strategi.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med mange dokumenter, mange bestillere og behov for løbende overblik over webtilgængeligheden?
Så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro Finder , Aliro Portal og Aliro Tagging kan hjælpe med at skabe struktur, compliance og et mere effektivt arbejde med dokumenttilgængelighed i kommunen.
