Fallbeispiel: Große öffentliche Behörde – von Herausforderungen zu Compliance
Von Dokumentenproblemen zu strategischem Überblick und EN 301 549-Konformität. Als eine größere öffentliche Behörde die Anforderungen der Norm EN 301 549 erfüllen musste, stand sie vor einer bekannten Herausforderung. Eine große Menge an PDF-Dokumenten musste zugänglich gemacht werden – korrekt, nachweisbar und im Rahmen des Budgets. Die Frage war nicht nur, wie die Dokumente korrigiert werden sollten. Es lautete: Wo fängt man an, wenn die Menge groß ist und die Komplexität variiert?
Die Herausforderung: Viele Dokumente – viele Aspekte
Der Vorstand wollte vor allem einen Überblick gewinnen. Deshalb schickte er eine Reihe von Dokumentenbeispielen, um Folgendes zu ermitteln:
- Umfang und Komplexität
- Typische Fehler und Barrieren für die Barrierefreiheit
- Was konkret erforderlich war, um die Norm EN 301 549 zu erfüllen
Gleichzeitig lag der Schwerpunkt auf vollständiger Transparenz in Bezug auf:
- Prozess- und Qualitätssicherung
- Überprüfung der geleisteten Arbeit
- Preise und Lieferzeiten
Es war entscheidend, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen – sowohl in technischer als auch in rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht.
Der erste Schritt bestand in einer gemeinsamen Klärung und Planung
Wir begannen mit einem gemeinsamen TEAMS-Meeting mit allen beteiligten Parteien. Ein wichtiger Punkt war, dass es bei der Barrierefreiheit nicht nur darum geht, „PDFs zu korrigieren“. Es geht um einen strukturierten Prozess mit dokumentierter Qualität. Das Ziel war:
- Fragen und Erwartungen klären
- Dokumenttypen durchsehen
- Das Ambitionsniveau festlegen
- Einen realistischen und priorisierten Plan erstellen
Der erste Schritt bestand in einer gemeinsamen Klärung und Planung
Wir begannen mit einem gemeinsamen TEAMS-Meeting mit allen beteiligten Parteien. Ein wichtiger Punkt war, dass es bei der Barrierefreiheit nicht nur darum geht, „PDFs zu korrigieren“. Es geht um einen strukturierten Prozess mit dokumentierter Qualität. Das Ziel war:
- Fragen und Erwartungen klären
- Dokumenttypen durchsehen
- Das Ambitionsniveau festlegen
- Einen realistischen und priorisierten Plan erstellen
Übersicht mit Aliro Finder
In der Startphase haben wir das Analyse-Tool Aliro Finder eingesetzt . Das Tool scannt die Dokumente auf der Website und ermittelt den Grad der Barrierefreiheit. Anhand eines kurzen und übersichtlichen Berichts wird ein Gesamtüberblick erstellt. Für diese Behörde wurde der Bericht um Seitenaufrufe für die einzelnen Dateien erweitert, da dies eine Priorisierung der Maßnahmen sowohl nach Barrierefreiheit als auch nach tatsächlicher Nutzung ermöglichte . Das Ergebnis war eine solide und datengestützte Entscheidungsgrundlage.
Die Lösung: Ein prioritätsorientierter und flexibler Ansatz
Der Umfang der Dokumente erwies sich als beträchtlich. Deshalb haben wir eine Lösung entwickelt, die aus zwei Ansätzen besteht:
1. Aliro-Tagging
- Korrekte Struktur und Tagging
- Alternativtext für Bilder
- Logische Lesereihenfolge
- Gründliche Validierung und Dokumentation
2. Aliro OnDemand*
- Benutzer können jederzeit eine voll funktionsfähige Version erhalten
- Die Geschäftsführung vermeidet unnötige Kosten, indem sie pragmatisch vorgeht
- Das Budget wird strategisch eingesetzt
* Dokumente mit geringerer Zugriffszahl wurden über eine OnDemand-Lösung verwaltet, sodass die verschiedenen Dokumente tatsächlich geprüft wurden, obwohl es sich um eine große Menge handelte. Aliro OnDemand bedeutet: Die Lösung stellte die Einhaltung der Norm EN 301 549 sicher – ohne unnötigen Ressourceneinsatz und mit einem pragmatischen Ansatz.
Das Ergebnis: Von der Brandbekämpfung zum strategischen Handeln
Damit wurde die Barrierefreiheit nicht nur zu einer einmaligen Aufgabe oder einem Projekt, sondern zu einer strukturierten und langfristigen Maßnahme. Die Behörde erhielt einen Überblick über das gesamte Dokumentenportfolio, was bei mehreren Akteuren eine Herausforderung darstellen kann. Gleichzeitig erhielt sie die Möglichkeit, einen datengestützten Priorisierungsplan zu erstellen. Die Lösung war ein flexibles Liefermodell mit dokumentierter Qualitätssicherung, das sowohl an gesetzliche Anforderungen als auch an das Budget angepasst wurde.
Das Ergebnis: Von der Brandbekämpfung zum strategischen Handeln
Damit wurde die Barrierefreiheit nicht nur zu einer einmaligen Aufgabe oder einem Projekt, sondern zu einer strukturierten und langfristigen Maßnahme. Die Behörde erhielt einen Überblick über das gesamte Dokumentenportfolio, was bei mehreren Akteuren eine Herausforderung darstellen kann. Gleichzeitig erhielt sie die Möglichkeit, einen datengestützten Priorisierungsplan zu erstellen. Die Lösung war ein flexibles Liefermodell mit dokumentierter Qualitätssicherung, das sowohl an gesetzliche Anforderungen als auch an das Budget angepasst wurde.
Wie können wir Ihnen helfen?
Wenn Sie ebenfalls daran arbeiten, die Norm EN 301 549 und die Anforderungen an digitale Dokumente zu erfüllen, kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich einen unverbindlichen Überblick über Ihre Dokumente geben.
