Fallbeispiel: Rahmenvereinbarung zur Dokumentenzugänglichkeit in einer mittelgroßen dänischen Gemeinde
Eine mittelgroße dänische Gemeinde suchte nach einer festen und strukturierten Lösung für die Verwaltung der Dokumentenzugänglichkeit auf ihrer Website. Die Gemeinde benötigte sowohl eine kontinuierliche Kennzeichnung von Dokumenten als auch einen besseren Überblick über vorhandene PDF-Dateien sowie einen einfachen Prozess für die Bestellung und Verwaltung organisationsübergreifend.
Für die Gemeinde war es wichtig, dass die Lösung sowohl die geltenden Rechtsvorschriften einhält als auch einen praktischen Arbeitsablauf für die vielen Mitarbeiter schafft, die täglich mit Inhalten und Dokumenten arbeiten.
Die Herausforderung: Wie behält man den Überblick?
Die Gemeinde verfügt über zahlreiche Mitarbeiter, Webredakteure und externe Partner, die regelmäßig Dokumente auf der Website der Gemeinde veröffentlichen. Dadurch ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Dokumente die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen – und welche nicht.
Gleichzeitig wünscht sich die Gemeinde eine Lösung, bei der:
- Dokumente können fortlaufend ohne aufwendige interne Verwaltung bereitgestellt werden
- Mitarbeiter können Aufgaben ganz einfach beauftragen
- Die korrekte EAN-Rechnungsstellung wird automatisch abgewickelt
- Die Gemeinde kann strukturiert und langfristig im Bereich Compliance arbeiten
- Die DSGVO und der sichere Umgang mit Dokumenten werden eingehalten
Die Gemeinde suchte daher nicht nur einen Anbieter für die Kennzeichnung, sondern einen Partner, der dabei helfen kann, einen Überblick, eine Struktur und feste Abläufe im Bereich der Dokumentenzugänglichkeit zu schaffen.
Erster Schritt: Rahmenvereinbarung legt die Zusammenarbeit fest
Die Zusammenarbeit wurde im Rahmen einer Rahmenvereinbarung zwischen der Gemeinde und Aliro Docs begründet, wobei der Schwerpunkt auf drei zentralen Lösungen liegt:
- Aliro Finder
- Aliro-Portal
- Aliro Tagging
Im Rahmen der Vereinbarung wurden konkrete Termine über das Jahr verteilt festgelegt, an denen Aliro Docs die Website der Gemeinde mit Aliro Finder crawlt. Ziel war es, neue oder bereits vorhandene Dokumente zu identifizieren, die die Anforderungen an die Barrierefreiheit nicht erfüllen.
Mithilfe der Berichte von Aliro Finder erhielt die Gemeinde einen laufenden Überblick über:
- Nicht zugängliche PDF-Dokumente
- Neue Uploads
- Externe Berichte und Dateien
- Dokumenttypen und Metadaten
Dadurch wird es möglich, strategisch und systematisch an der Barrierefreiheit im Internet zu arbeiten, anstatt nur auf Einzelfälle oder Anfragen zu reagieren.
Die Lösung: Überblick, Zusammenführung und Bearbeitung
Die Lösung der Gemeinde basierte auf einer Kombination aus Aliro Finder, Aliro Portal und Aliro Tagging.
AliroFinder
verschafft einen Überblick
Aliro Finder wird vierteljährlich zum Crawling der Website der Gemeinde eingesetzt. Die Ergebnisse liefern der Gemeinde einen aktuellen Überblick über die Dokumentenlandschaft und helfen dabei, Dokumente zu identifizieren, die Maßnahmen erfordern. Dies ist besonders wertvoll in Organisationen, in denen viele verschiedene Mitarbeiter Inhalte veröffentlichen und Dokumente ohne zentrale Kontrolle hochgeladen werden können.
Die Gemeinde nutzt die Berichte aktiv für:
- Priorisierung von Aufgaben
- Interne Koordination
- Qualitätssicherung
- Weiterverfolgung der Barrierefreiheit im Internet
AliroPortal
fasst die Bestellungen zusammen
Da die Gemeinde über mehrere Auftraggeber hinweg verschiedene Abteilungen und Fachbereiche umfasst, wurde das Aliro-Portal zu einem zentralen Bestandteil der Lösung. Das Portal ermöglicht es den Mitarbeitern, eigenständig:
- Dokumente hochladen
- Markierung bestellen
- Den Status von Aufgaben verfolgen
- Sicherstellen einer korrekten EAN-Rechnungsstellung
Dank des einfachen und übersichtlichen Prozesses fällt es Mitarbeitern, die keine speziellen Kenntnisse im Bereich Barrierefreiheit haben, leichter, Aufgaben korrekt zu erledigen.
AliroTagging
übernimmt die Kennzeichnung
Die eigentliche Kennzeichnung der Dokumente erfolgt durch Aliro Docs mithilfe von Aliro Tagging.
Alle Dokumente werden als barrierefreie PDF-Dateien zurückgeliefert, die folgenden Anforderungen entsprechen:
- WCAG
- PDF/UA
- PDF/A
- Empfehlungen der Digitalisierungsbehörde
Gleichzeitig wurde während des gesamten Prozesses des Dokumentenaustauschs und der Dokumentenverwaltung großer Wert auf Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO gelegt.
Das Ergebnis: Eine strukturierte und zuverlässige Lösung
Die Gemeinde hat ein strukturiertes und zuverlässiges Modell für den Dokumentenzugriff eingerichtet, bei dem Übersicht, Bestellung und Kennzeichnung in einer einzigen Lösung zusammengefasst wurden.
Das Ergebnis war unter anderem:
- Besserer Überblick über die Dokumente der Gemeinde
- Laufende Erkennung nicht verfügbarer Dateien
- Einfachere Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter
- Sichere und korrekte Handhabung von Dokumenten
- Festgelegte Prozesse in Bezug auf Compliance und Nachverfolgung
- Weniger interne Verwaltungsaufgaben
Gleichzeitig ermöglicht die vierteljährliche Nutzung von Aliro Finder der Gemeinde, die Strategie und Struktur, die im Hinblick auf die Dokumentenzugänglichkeit etabliert wurden, kontinuierlich aufrechtzuerhalten.
Wie können wir Ihnen helfen?
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Dann kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr darüber, wie Aliro Finder , Aliro Portal und Aliro Tagging kann Sie bei Ihrer Arbeit im Bereich Barrierefreiheit und Compliance unterstützen.
