Fallbeispiel: Die Region – von der Ausschreibung bis zur skalierbaren Dokumentenzugänglichkeit
Service & Software:AliroFinder, AliroTagging, AliroOnDemand,
Von einer komplexen Ausschreibung zu einer strukturierten Lösung mit Automatisierung und Qualitätssicherung. Als die Region eine Lösung für die Online-Bereitstellung großer Dokumentenmengen suchte, waren die Anforderungen hoch. Die Aufgabe umfasste sowohl den Bedarf an einer stabilen und skalierbaren Produktionslösung als auch den Wunsch nach sicherer Dokumentenqualität im Hinblick auf geltende Zugänglichkeitsanforderungen. Gleichzeitig sollte die Lösung mit der bestehenden IT-Umgebung und den Prozessen der Region kompatibel sein.
Nach einer Ausschreibung erhielt Aliro Docs den Zuschlag mit einer Lösung, die Aliro Schedule und Aliro Tagging. Damit erhielt die Region sowohl einen automatisierten Ansatz für große Dokumentenmengen als auch eine Methode zur Bearbeitung der Dokumente, die einer besonderen Behandlung bedurften.
Die Herausforderung: Hohes Volumen, viele Abhängigkeiten und hohe Anforderungen
Die Region stand vor einer Aufgabe, bei der die Dokumentenzugänglichkeit nicht mit einer einzigen Maßnahme gelöst werden konnte. Es bedurfte einer Lösung, die sowohl große Datenmengen bewältigen als auch Unterschiede bei Dokumenttypen, Layouts und technischen Integrationen berücksichtigen konnte.
Der Schwerpunkt lag insbesondere auf:
- Eine Lösung zu finden, die in der bestehenden IT-Umgebung der Region funktionieren würde
- Einen soliden Prozess mit klaren Meilensteinen und Zuständigkeiten schaffen
- Effiziente und skalierbare Verwaltung großer Dokumentmengen
- Sicherstellen, dass die Dokumente den Anforderungen an die Barrierefreiheit im Internet entsprachen
Es war entscheidend, dass das Projekt von Anfang an strukturiert angegangen wurde, da sowohl technische als auch organisatorische und rechtliche Aspekte für das Gesamtergebnis von Bedeutung waren.
Erster Schritt: Eine gründliche Klärungsphase
Nach Vertragsabschluss begann das Projekt mit einer umfassenden Klärungsphase. In dieser Phase wurden Workshops und Besprechungen mit relevanten Beteiligten sowohl aus der Region als auch von Aliro Docs durchgeführt, um eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Zu den Zielen gehörte unter anderem:
- Den Umfang, die Rollen und die Verantwortlichkeiten des Projekts klären
- Prüfung der Integrationsanforderungen und technischen Voraussetzungen
- Dokumenttypen, Varianten und Metadaten erfassen
- Planung von Tests, Testabläufen und der weiteren Umsetzung
Die Klärungsphase verschaffte der Region einen klaren Überblick über Anforderungen, Risiken und die nächsten Schritte. Gleichzeitig stellte der Prozess sicher, dass die Ressourcen zielgerichtet eingesetzt und wichtige Entscheidungen frühzeitig getroffen wurden.
Erster Schritt: Eine gründliche Klärungsphase
Nach Vertragsabschluss begann das Projekt mit einer umfassenden Klärungsphase. In dieser Phase wurden Workshops und Besprechungen mit relevanten Beteiligten sowohl aus der Region als auch von Aliro Docs durchgeführt, um eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Zu den Zielen gehörte unter anderem:
- Den Umfang, die Rollen und die Verantwortlichkeiten des Projekts klären
- Prüfung der Integrationsanforderungen und technischen Voraussetzungen
- Dokumenttypen, Varianten und Metadaten erfassen
- Planung von Tests, Testabläufen und der weiteren Umsetzung
Die Klärungsphase verschaffte der Region einen klaren Überblick über Anforderungen, Risiken und die nächsten Schritte. Gleichzeitig stellte der Prozess sicher, dass die Ressourcen zielgerichtet eingesetzt und wichtige Entscheidungen frühzeitig getroffen wurden.
Die Lösung: Aliro Schedule und Aliro Tagging im Zusammenspiel
Um den Bedürfnissen der Region gerecht zu werden, basierte die Lösung auf zwei sich ergänzenden Gleisen.
1. Aliro -Zeitplan
Aliro Schedule wurde für die automatisierte Bearbeitung großer Dokumentenmengen eingesetzt. Die Lösung ermöglichte es, die Barrierefreiheit in den bestehenden Dokumentenworkflow der Region zu integrieren und eine effizientere Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente zu erreichen.
Mit Aliro Schedule erhielt die Region eine Lösung, die Folgendes unterstützte:
- Automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen
- Skalierbare Produktion in einer eigenen IT-Umgebung
- Integration in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe
- Ein stabilerer und zukunftssicherer Prozess für die Dokumentenzugänglichkeit
Dies verschaffte der Region eine solide Grundlage, um systematisch und in großem Umfang am Thema Barrierefreiheit zu arbeiten.
1. Aliro-Tagging
Gleichzeitig wurde Aliro Tagging für jene Dokumente eingesetzt, bei denen ein gezielterer und detaillierterer Einsatz erforderlich war. Dabei ging es darum, eine korrekte Struktur und hohe Qualität der Dokumente sicherzustellen, die nicht vollständig automatisch verarbeitet werden konnten.
Aliro Tagging umfasste unter anderem:
- Korrekte Struktur und Tagging
- Logische Lesereihenfolge
- Umgang mit Tabellen und komplexen Elementen
- Gründliche Validierung und Qualitätssicherung
Damit erhielt die Region eine flexible Lösung, bei der sowohl Automatisierung als auch manuelle Qualitätssicherung Teil des Gesamtkonzepts waren.
Eine Lösung, die auf die Gegebenheiten der Region zugeschnitten ist
Ein zentraler Aspekt des Projekts war, dass die Lösung zum Alltag der Region und zur bestehenden Infrastruktur passen sollte. Daher wurde intensiv an der Klärung von Integrationen, Testumgebungen, Serverkonfiguration, Metadaten und Überwachung gearbeitet. Das bedeutete, dass es bei dem Projekt nicht nur um Software ging, sondern darum, eine Lösung zu schaffen, die in der Praxis funktioniert und den Betrieb langfristig unterstützt.
Der strukturierte Prozess ermöglichte es, dass:
- Risiken frühzeitig minimieren
- Transparenz bei den Meilensteinen des Projekts schaffen
- Unterstützung eines reibungslosen Übergangs von der Projektphase zum Betrieb
- Eine Lösung etablieren, die sowohl technisch als auch organisatorisch verankert ist
Das Ergebnis: Von der Ausschreibung bis zur zuverlässigen Lösung
Durch die Kombination von Aliro Schedule und Aliro Tagging erhielt die Region eine Lösung, die sowohl das Volumen als auch die Qualität bewältigen konnte. Das Ergebnis war ein strukturierterer Ansatz für die Dokumentenzugänglichkeit, bei dem Automatisierung und spezialisierte Qualitätssicherung Hand in Hand gehen.
Die Region erhielt somit:
- Eine Lösung, die auf einer sorgfältig ausgearbeiteten Ausschreibung und einem klaren Klärungsprozess basiert
- Ein automatisierter Ansatz für große Dokumentenmengen
- Möglichkeit, komplexe Dokumente in hoher Qualität zu bearbeiten
- Ein skalierbares und betriebsbereites Modell für die Barrierefreiheit im Internet
Barrierefreiheit wurde somit nicht nur zu einer technischen Leistung, sondern zu einer integrierten und langfristigen Lösung, die den Bedürfnissen der Region sowohl heute als auch in Zukunft gerecht werden konnte.
Das Ergebnis: Von der Brandbekämpfung zum strategischen Handeln
Damit wurde die Barrierefreiheit nicht nur zu einer einmaligen Aufgabe oder einem Projekt, sondern zu einer strukturierten und langfristigen Maßnahme. Die Behörde erhielt einen Überblick über das gesamte Dokumentenportfolio, was bei mehreren Akteuren eine Herausforderung darstellen kann. Gleichzeitig erhielt sie die Möglichkeit, einen datengestützten Priorisierungsplan zu erstellen. Die Lösung war ein flexibles Liefermodell mit dokumentierter Qualitätssicherung, das sowohl an gesetzliche Anforderungen als auch an das Budget angepasst wurde.
Arbeiten Sie ebenfalls daran, die Norm EN 301 549 und die Anforderungen an digitale Dokumente zu erfüllen? dann kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich einen unverbindlichen Überblick über Ihre Dokumente geben.
Wie können wir Ihnen helfen?
Arbeiten Sie ebenfalls mit großen Dokumentmengen und benötigen Sie einen strukturierteren Ansatz für die Barrierefreiheit im Web? Dann kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr darüber, wie Aliro Zeitplan und Aliro Tagging kann in Ihrer Organisation eingesetzt werden.
