Case: Større offentlig styrelse – fra udfordringer til compliance
Service & software:AliroFinder, AliroTagging, AliroOnDemand,
Fra dokumentudfordringer til strategisk overblik og EN 301 549 compliance. Da en større offentlig styrelse skulle efterleve kravene i EN 301 549, stod de over for en velkendt udfordring. En stor mængde PDF-dokumenter skulle gøres tilgængelige – korrekt, dokumenterbart og inden for budgettet. Spørgsmålet var ikke kun hvordan dokumenterne skulle rettes. Det var: Hvor starter man, når mængden er stor, og kompleksiteten varierer?
Udfordringen: Mange dokumenter – mange hensyn
Styrelsen ønskede først og fremmest overblik. Derfor sendte de en række eksempler på dokumenter for at få afdækket:
- Omfang og kompleksitet
- Typiske fejl og tilgængelighedsbarrierer
- Hvad der konkret skulle til for at leve op til EN 301 549
Samtidig var der fokus på fuld transparens omkring:
- Proces og kvalitetssikring
- Validering af det udførte arbejde
- Priser og leveringstider
Det var afgørende at skabe en fælles forståelse – både teknisk, juridisk og økonomisk.
Første skridt var fælles afklaring og planlægning
Vi startede med et fælles TEAMS-møde med alle relevante parter. En vigtig pointe var, at tilgængelighed ikke blot handler om at ”rette PDF’er”. Det handler om en struktureret proces med dokumenteret kvalitet. Formålet var at:
- Afklare spørgsmål og forventninger
- Gennemgå dokumenttyper
- Fastlægge ambitionsniveau
- Skabe en realistisk og prioriteret plan
Første skridt var fælles afklaring og planlægning
Vi startede med et fælles TEAMS-møde med alle relevante parter. En vigtig pointe var, at tilgængelighed ikke blot handler om at ”rette PDF’er”. Det handler om en struktureret proces med dokumenteret kvalitet. Formålet var at:
- Afklare spørgsmål og forventninger
- Gennemgå dokumenttyper
- Fastlægge ambitionsniveau
- Skabe en realistisk og prioriteret plan
Overblik med Aliro Finder
I opstartsfasen anvendte vi analyseværktøjet Aliro Finder. Værktøjet scanner dokumenter på websitet og kortlægger graden af tilgængelighed. Der skabes et samlet overblik ud fra en kort og overskuelig rapport. For denne offentlige myndighed blev rapporten udvidet med sidevisninger for de enkelte filer, eftersom det gjorde det muligt at prioritere indsatsen ud fra både tilgængelighed og faktisk brug. Resultatet var et solidt og databaseret beslutningsgrundlag.
Løsningen: Prioriteret og fleksibel tilgang
Dokumentmængden viste sig at være betydelig. Derfor sammensatte vi en løsning bestående af to spor:
1. Aliro Tagging
- Korrekt struktur og tagging
- Alternativ tekst på billeder
- Logisk læserækkefølge
- Grundig validering og dokumentation
2. Aliro OnDemand*
- Brugere kan altid få en fuldt tilgængelig version
- Styrelsen undgår unødige omkostninger ved at være pragmatiske
- Budgettet anvendes strategisk
* Dokumenter med lavere besøgstal blev håndteret via en OnDemand løsning, så der blev rent faktisk taget stilling til de forskellige dokumenter, selvom mængden var stor. Aliro OnDemand betyder: Løsningen sikrede compliance med EN 301 549 – uden at bruge ressourcer unødigt med en pragmatisk tilgang.
Resultatet: Fra brandslukning til strategisk indsats
Dermed blev tilgængelighed ikke bare en enkeltstående opgave eller projekt – men en struktureret og langsigtet indsats. Styrelsen fik et overblik over hele dokumentporteføljen, hvilket kan være udfordrende med flere aktører. Samtidig fik de mulighed for at udarbejde en prioriteringsplan baseret på data. Løsningen var en fleksibel leveringsmodel med en dokumenteret kvalitetssikring, som blev tilpasset både lovkrav og budget.
Resultatet: Fra brandslukning til strategisk indsats
Dermed blev tilgængelighed ikke bare en enkeltstående opgave eller projekt – men en struktureret og langsigtet indsats. Styrelsen fik et overblik over hele dokumentporteføljen, hvilket kan være udfordrende med flere aktører. Samtidig fik de mulighed for at udarbejde en prioriteringsplan baseret på data. Løsningen var en fleksibel leveringsmodel med en dokumenteret kvalitetssikring, som blev tilpasset både lovkrav og budget.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med at leve op til EN 301 549 og kravene til digitale dokumenter, så kontakt os og få et uforpligtende overblik over jeres dokumenter.
