Case: Rammeaftale om dokument-tilgængelighed i mellemstor dansk kommune
En mellemstor dansk kommune ønskede en fast og struktureret løsning til håndtering af dokumenttilgængelighed på kommunens website. Kommunen havde behov for både løbende opmærkning af dokumenter, et bedre overblik over eksisterende PDF-filer samt en enkel proces for bestilling og håndtering på tværs af organisationen.
For kommunen var det vigtigt, at løsningen både understøttede gældende lovgivning og skabte en praktisk arbejdsproces for de mange medarbejdere, som arbejder med indhold og dokumenter i det daglige.
Udfordringen: Hvordan fastholdes overblikket?
Kommunen har mange forskellige medarbejdere, webredaktører og eksterne samarbejdspartnere, som løbende publicerer dokumenter på kommunens hjemmeside. Det gør det vanskeligt at bevare overblikket over, hvilke dokumenter der lever op til kravene om webtilgængelighed – og hvilke der ikke gør.
Samtidig ønsker kommunen en løsning, hvor:
- Dokumenter løbende kan gøres tilgængelige uden tung intern administration
- Medarbejdere nemt kan bestille opgaver
- Korrekt EAN-fakturering håndteres automatisk
- Kkommunen kan arbejde struktureret og langsigtet med compliance
- GDPR og sikker håndtering af dokumenter overholdes
Kommunen ønskede derfor ikke blot en leverandør til opmærkning, men en samarbejdspartner, som kan hjælpe med at skabe overblik, struktur og faste processer omkring dokumenttilgængelighed.
Første skridt: Rammeaftale definerer samarbejdet
Samarbejdet blev etableret som en rammeaftale mellem kommunen og Aliro Docs med fokus på tre centrale løsninger:
- Aliro Finder
- Aliro Portal
- Aliro Tagging
Som en del af aftalen blev der fastlagt konkrete datoer hen over året, hvor Aliro Docs gennemfører crawling af kommunens website med Aliro Finder. Formålet var at identificere nye eller eksisterende dokumenter, som ikke lever op til kravene om tilgængelighed.
Ved hjælp af rapporterne fra Aliro Finder fik kommunen et løbende overblik over:
- Utilgængelige PDF-dokumenter
- Nye uploads
- Eksterne rapporter og filer
- Dokumenttyper og metadata
Det gør det muligt at arbejde strategisk og systematisk med webtilgængelighed fremfor alene at reagere på enkeltsager eller henvendelser.
Løsningen: Overblik, samling og håndtering
Kommunens løsning blev bygget op omkring en kombination af Aliro Finder, Aliro Portal og Aliro Tagging.
AliroFinder
skaber overblik
Aliro Finder anvendes kvartalsvist til crawling af kommunens website. Resultaterne giver kommunen et opdateret billede af dokumentlandskabet og hjælper med at identificere dokumenter, som kræver handling. Dette er særligt værdifuldt i organisationer, hvor mange forskellige medarbejdere publicerer indhold, og hvor dokumenter kan blive uploadet uden central kontrol.
Kommunen anvender rapporterne aktivt til:
- Prioritering af opgaver
- Intern koordinering
- Kvalitetssikring
- Opfølgning på webtilgængelighed
AliroPortal
samler bestillingerne
Da kommunen har flere bestillere på tværs af afdelinger og fagområder, blev Aliro Portal en central del af løsningen. Portalen gør det muligt for medarbejderne selvstændigt at:
- Uploade dokumenter
- Bestille opmærkning
- Følge status på opgaver
- Sikre korrekt EAN-fakturering
Den enkle og overskuelige proces har gjort det lettere for medarbejdere uden specialviden om tilgængelighed at håndtere opgaver korrekt.
AliroTagging
håndterer opmærkningen
Selve opmærkningen af dokumenterne udføres af Aliro Docs gennem Aliro Tagging.
Alle dokumenter leveres tilbage som tilgængelige PDF-filer, der lever op til:
- WCAG
- PDF/UA
- PDF/A
- Digitaliseringsstyrelsens anbefalinger
Samtidig blev der lagt stor vægt på sikkerhed og GDPR-compliance i hele processen omkring dokumentudveksling og håndtering.
Resultatet: Struktureret og driftssikker løsning
Kommunen fik etableret en struktureret og driftssikker model for dokumenttilgængelighed, hvor både overblik, bestilling og opmærkning blev samlet i én samlet løsning.
Resultatet blev blandt andet:
- Bedre overblik over kommunens dokumenter
- Løbende identifikation af utilgængelige filer
- Eenklere arbejdsgange for medarbejdere
- Sikker og korrekt håndtering af dokumenter
- Faste processer omkring compliance og opfølgning
- Mindre intern administration
Samtidig giver den kvartalsvise brug af Aliro Finder kommunen mulighed for løbende at fastholde den strategi og struktur, som er blevet etableret omkring dokumenttilgængelighed.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Ønsker I også et bedre overblik over dokumenttilgængeligheden på jeres website – og en løsning, der kombinerer struktur, opmærkning og løbende kontrol?
Så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro Finder , Aliro Portal og Aliro Tagging kan understøtte jeres arbejde med webtilgængelighed og compliance.
