Case: Kombineret strategi i stor kommune
En større dansk kommune ønskede en fleksibel og langsigtet løsning til arbejdet med dokumenttilgængelighed. Kommunen havde både behov for ekstern hjælp til opmærkning af dokumenter og mulighed for, at udvalgte afdelinger selv kunne håndtere dele af arbejdet internt.
Samtidig arbejdede kommunen målrettet med at skabe overblik over eksisterende dokumenter på websites og sikre en praktisk organisering af arbejdet på tværs af mange forvaltninger, redaktører og bestillere. For kommunen var det vigtigt at kombinere teknologi, rådgivning, træning og opmærkningsservice i én samlet løsning.
Udfordringen: Hvordan dækkes alle kommunens behov?
Kommunen havde et stort antal dokumenter fordelt på tværs af mange websites, afdelinger og fagområder. Flere afdelinger producerede selv dokumenter i blandt andet Adobe InDesign og ønskede mulighed for selv at kunne arbejde med tilgængeliggørelse internt. Samtidig havde andre afdelinger behov for at outsource opgaven helt eller delvist.
Kommunen stod derfor med flere forskellige behov:
- Overblik over eksisterende dokumenter
- Identifikation af dokumenter omfattet af lovgivningen
- Mulighed for intern håndtering af udvalgte dokumenter
- Central opmærkningsservice til mere komplekse opgaver
- Uddannelse af medarbejdere
- Enkel håndtering af bestillinger på tværs af organisationen
Et særligt fokusområde var skæringsdatoen den 23. september 2018, som har stor betydning i forhold til kommunens forpligtelser omkring webtilgængelighed og eksisterende dokumenter på websites.
Første skridt: Udgangspunkt i skæringsdato
Samarbejdet tog udgangspunkt i en samlet løsning bestående af:
- Aliro Finder
- Aliro Portal
- Aliro Tagging
- Aliro Software
- Aliro Training
Aliro Docs gennemførte crawling af kommunens websites med Aliro Finder for at skabe et overblik over dokumentmængden og identificere potentielle problemområder.
Kommunen havde særligt fokus på at analysere dokumenter i forhold til:
- Publiceringsdatoer
- Dokumenttyper
- Tilgængelighedsstatus
- Relevans i forhold til lovgivningen
- Dokumenter omfattet af skæringsdatoen 23. september 2018
Rapporterne fra Aliro Finder blev herefter gennemgået sammen med kommunens redaktører og nøglepersoner for at prioritere indsatsen og identificere de områder, hvor der var størst behov for handling.
Løsningen: Strategisk tilgang til compliance
Kommunens løsning blev bygget op omkring et tæt samspil mellem Aliro Finder, Aliro Portal og Aliro Tagging.
AliroFinder
giver ledelsesoverblik
Aliro Finder blev et centralt værktøj i kommunens strategiske arbejde med webtilgængelighed. Rapporterne giver ikke alene et operationelt overblik over dokumenter og fejl – de danner også grundlag for den årlige ledelsesopfølgning til direktionen. Kommunen anvender blandt andet rapporterne til:
- Status på compliance
- Prioritering af indsatsområder
- Identifikation af risikoområder
- Opfølgning på udviklingen over tid
- Anbefalinger til kommende fokusområder
Det har gjort webtilgængelighed til en mere konkret og målbar indsats på tværs af organisationen.
AliroPortal
samler bestillinger og EAN-håndtering
Med mange bestillere fordelt på tværs af kommunen er der behov for en enkel og ensartet proces for bestilling af opmærkning.
Aliro Portal er derfor en vigtig del af løsningen. Via portalen kan medarbejdere selv:
- Uploade dokumenter
- Bestille opmærkning
- Vælge korrekt EAN-nummer
- Følge status på opgaver
Det har gjort administrationen væsentligt lettere – både for kommunen og for de enkelte bestillere. Samtidig sikrer portalen, at opgaver håndteres ensartet på tværs af organisationen.
AliroTagging
sikrer tilgængelige
dokumenter
Selve opmærkningen udføres af Aliro Docs gennem Aliro Tagging.
Alle dokumenter leveres tilbage som tilgængelige PDF-filer, der lever op til:
- WCAG
- PDF/UA
- PDF/A
- Digitaliseringsstyrelsens anbefalinger
Kommunen har dermed fået en løsning, hvor både kvalitet, processer og compliance understøttes i det daglige arbejde.
Resultatet: Samspil mellem drift, rapportering og ledelsesforankring
Kommunen har etableret en struktureret og strategisk tilgang til dokumenttilgængelighed, hvor både drift, rapportering og ledelsesforankring spiller sammen. Resultatet er blandt andet:
- Bedre overblik over dokumentlandskabet
- Tydelig prioritering af utilgængelige dokumenter
- Simpelt flow ift. bestilling på tværs af mange afdelinger
- Korrekt håndtering af EAN-numre og fakturering
- Løbende opfølgning på compliance
- Stærkere ledelsesforankring omkring webtilgængelighed
Samtidig har kommunen skabt et fundament for løbende forbedringer, hvor webtilgængelighed ikke blot håndteres som en teknisk opgave – men som en integreret del af kommunens digitale strategi.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med mange dokumenter, mange bestillere og behov for løbende overblik over webtilgængeligheden?
Så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro Finder , Aliro Portal og Aliro Tagging kan hjælpe med at skabe struktur, compliance og et mere effektivt arbejde med dokumenttilgængelighed i kommunen.
