Case: Kommune – strategisk outsourcing af dokument-tilgængelighed
Fra HTML-first strategi til fleksibel håndtering af resterende PDF-dokumenter. En kommune arbejdede målrettet med at modernisere sit website og havde valgt en klar HTML-first strategi. Målet var at minimere brugen af PDF-dokumenter fremadrettet. Samtidig stod kommunen dog med en velkendt udfordring: Der ville fortsat være en restgruppe af dokumenter, som skulle håndteres i forhold til webtilgængelighed.
Kommunen ønskede ikke selv at opbygge interne ressourcer til fuld håndtering af dokumenttilgængelighed. Fokus var i stedet på at outsource opgaven til specialister og etablere en pragmatisk og langsigtet strategi.
Løsningen blev derfor baseret på en kombination af Aliro OnDemand, Aliro Tagging og løbende analyser med Aliro Finder.
Udfordringen: Hvordan håndteres restgruppen af PDF’er?
Kommunen havde allerede besluttet, at fremtidens indhold primært skulle publiceres som HTML. Alligevel ville der fortsat eksistere dokumenter og publikationer, som krævede PDF-format.
Spørgsmålet blev derfor:
Hvordan håndterer man de dokumenter, som ikke kan undgås – uden at skabe unødige omkostninger og arbejdsprocesser?
Der var især fokus på:
- At skabe en pragmatisk strategi for PDF-dokumenter
- At undgå unødvendig opmærkning af dokumenter med lav relevans
- At sikre compliance med gældende standarder
- At bevare overblikket over dokumentporteføljen løbende
Kommunen ønskede en model, hvor både økonomi, ressourcer og borgernes behov blev tænkt sammen.
Første skridt: Analyse og datadrevet overblik
Som en del af processen blev kommunens website analyseret med Aliro Finder. Ved hjælp af crawling og data fra Siteimprove blev der skabt et samlet overblik over:
- PDF-dokumenter på websitet
- Antal klik og brugsmønstre
- Dubletter og dokumentvarianter
- Dokumenter som ikke længere var aktive
- Dokumenttyper og metadata
Resultaterne gav kommunen mulighed for at arbejde mere strategisk med dokumenterne og prioritere indsatsen ud fra faktisk brug og relevans.
Analysen viste samtidig, at nogle dokumenter slet ikke længere burde videreføres til det nye website.
Første skridt: Analyse og datadrevet overblik
Som en del af processen blev kommunens website analyseret med Aliro Finder. Ved hjælp af crawling og data fra Siteimprove blev der skabt et samlet overblik over:
- PDF-dokumenter på websitet
- Antal klik og brugsmønstre
- Dubletter og dokumentvarianter
- Dokumenter som ikke længere var aktive
- Dokumenttyper og metadata
Resultaterne gav kommunen mulighed for at arbejde mere strategisk med dokumenterne og prioritere indsatsen ud fra faktisk brug og relevans.
Analysen viste samtidig, at nogle dokumenter slet ikke længere burde videreføres til det nye website.
Løsningen: OnDemand og Tagging i kombination
Kommunen valgte en model, hvor forskellige dokumenttyper blev håndteret forskelligt. Denne strategi blev samtidig beskrevet i kommunens tilgængelighedserklæring, så det var tydeligt:
- Hvornår borgere kunne bestille dokumenter via OnDemand løsningen
- Hvornår dokumenter blev gjort fuldt tilgængelige
Det skabte en gennemsigtig og fleksibel tilgang til dokumenttilgængelighed.
Kommunen valgte en model, hvor forskellige dokumenttyper blev håndteret forskelligt. Denne strategi blev samtidig beskrevet i kommunens tilgængelighedserklæring, så det var tydeligt:
- Hvornår borgere kunne bestille dokumenter via OnDemand løsningen
- Hvornår dokumenter blev gjort fuldt tilgængelige
Det skabte en gennemsigtig og fleksibel tilgang til dokumenttilgængelighed.
1. Aliro Tagging
For centrale dokumenter og publikationer blev Aliro Tagging anvendt. Her håndterer Aliro Docs hele processen omkring:
- Manuel opmærkning og strukturering
- Korrekt tagging
- Logisk læserækkefølge
- Validering og kvalitetssikring
Alle dokumenter leveres tilbage i overensstemmelse med:
- WCAG
- PDF/UA
- PDF/A-standarder
- Digitaliseringsstyrelsens anbefalinger
2. Aliro OnDemand
For dokumenter med lavere relevans eller begrænset brug blev Aliro OnDemand valgt som løsning. Det betød, at:
- Borgere kunne bestille en tilgængelig version ved behov
- Kommunen undgik at bruge ressourcer på dokumenter med meget lav trafik
- Dokumenterne fortsat kunne være tilgængelige på websitet
Kommunen fik dermed en løsning, hvor dokumenterne stadig kunne stilles til rådighed – uden at alt skulle opmærkes på forhånd.
➤ Dokumentudvekslingen blev håndteret via Aliro Portal, som gav kommunen en enkel og sikker arbejdsgang.
Løbende overblik med Aliro Finder
Kommunen anvender fortsat Aliro Finder løbende for at bevare overblikket over dokumentporteføljen.
Det gør det muligt at:
- Følge udviklingen på websitet
- Fastholde den valgte strategi
- Identificere nye dokumenter og dubletter
- Prioritere indsatsen baseret på data og faktisk brug
Dermed blev dokumenttilgængelighed ikke et engangsprojekt, men en kontinuerlig og strategisk proces.
Resultatet: En pragmatisk og langsigtet model
Med kombinationen af Aliro OnDemand, Aliro Tagging og Aliro Finder fik kommunen en løsning, der balancerer compliance, ressourcer og borgernes behov.
Resultatet blev:
- En fleksibel strategi for håndtering af PDF-dokumenter
- Outsourcing af komplekse tilgængelighedsopgaver til specialister
- Mulighed for OnDemand-bestillinger direkte fra borgere
- Løbende overblik over dokumentporteføljen
Kommunen fik dermed en model, hvor tilgængelighed kunne håndteres pragmatisk og bæredygtigt – uden at miste kontrollen over kvalitet og compliance.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med en HTML-first strategi og ønsker en pragmatisk tilgang til håndtering af PDF-dokumenter? Så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro OnDemand, Aliro Tagging og Aliro Finder kan understøtte jeres arbejde med dokumenttilgængelighed.