Case: Stor kommune – decentral håndtering af web-tilgængelighed
En større dansk kommune ønskede en løsning, der kunne understøtte arbejdet med tilgængelige dokumenter på tværs af hele organisationen. Kommunen har mange forskellige forvaltninger og medarbejdere involveret i publicering af dokumenter, og der er behov for en løsning, som både er enkel at anvende og kan sikre høj kvalitet i arbejdet med webtilgængelighed.
Kommunen har derfor valgt en model, hvor Aliro Portal og Aliro Tagging er de centrale elementer i samarbejdet, mens enkelte afdelinger samtidig får mulighed for selv at håndtere udvalgte opgaver internt.
Udfordringen: Hvordan håndteres opgaven i en stor organisation?
En større dansk kommune stod med en kompleks organisatorisk udfordring i arbejdet med webtilgængelighed. Kommunen har mange forvaltninger, centre og afdelinger, som hver især producerer og publicerer dokumenter på kommunens hjemmesider og selvbetjeningsløsninger. Kommunen har stor fokus på tilgængelighed og compliance i forhold til webtilgængelighedsloven, men oplever flere udfordringer:
- Mange forskellige medarbejdere bestilte og publicerede dokumenter
- Kompetenceniveauet omkring PDF-tilgængelighed varierede meget
- Processerne var ikke ensartede på tværs af organisationen
- Der var behov for en løsning, som var enkel for ikke-specialister
- Kommunen ønskede høj kvalitet uden at opbygge en stor intern specialistfunktion
Samtidig var det vigtigt, at løsningen kunne fungere i stor skala og understøtte løbende dialog med mange forskellige interessenter i organisationen. Kommunen ønskede derfor primært at outsource arbejdet med opmærkning og kvalitetssikring af dokumenter til eksperter, samtidig med at bestillingsprocessen skulle være enkel og overskuelig for medarbejderne.
Første skridt: Hvad var kommunens egentlige behov?
Samarbejdet startede med en dialog om kommunens eksisterende arbejdsgange, organisering og dokumenttyper. Det blev hurtigt tydeligt, at kommunen havde behov for:
- En central og enkel bestillingsplatform
- Ensartet håndtering af dokumenter på tværs af forvaltninger
- Mulighed for at håndtere mange samtidige bestillere
- Løbende rådgivning og sparring
- En fleksibel model, hvor enkelte afdelinger også kunne arbejde mere selvstændigt
Der blev derfor etableret faste kontaktpunkter mellem Aliro Docs og kommunen, så både kommunikationsafdelinger, webredaktører, administrative medarbejdere og projektledere kunne få den nødvendige støtte.
I dialogen blev det også tydeligt, at mange medarbejdere ikke havde erfaring med digital tilgængelighed. Derfor blev brugervenlighed og enkelhed afgørende faktorer i løsningen.
Løsningen: Aliro Portal som afsæt
Kommunen valgte en løsning baseret primært på:
- Aliro Portal
- Aliro Tagging
AliroPortal
som central indgang
Aliro Portal blev etableret som kommunens fælles platform til håndtering af tilgængelige dokumenter.
- Portalen gør det muligt for medarbejdere på tværs af hele organisationen at:
- Uploade dokumenter til tilgængeliggørelse
- Kommunikere direkte med Aliro Docs
- Modtage færdige dokumenter retur
- Arbejde ensartet på tværs af afdelinger
Portalen er bevidst holdt enkel og intuitiv, så både konsulenter, administrative medarbejdere og sagsbehandlere hurtigt og nemt kan anvende løsningen uden teknisk specialviden.
AliroTagging
som primær service
Kommunen ønsker primært, at selve opmærkningsarbejdet udføres af specialister.
Aliro Tagging er derfor den bærende service i samarbejdet. Når kommunen uploader dokumenter via portalen, udfører Aliro Docs blandt andet:
- Opmærkning af PDF-dokumenter
- Semantisk strukturering
- Korrekt læserækkefølge
- Opmærkning af tabeller og billeder
- Kvalitetssikring og PAC-test
- Tilpasning til WCAG og PDF/UA
Alle dokumenter leveres retur som fuldt tilgængelige PDF-filer i overensstemmelse med gældende krav og anbefalinger fra Digitaliseringsstyrelsen.
Fleksibilitet for enkelte afdelinger
Selvom kommunen primært outsourcer arbejdet, ønsker enkelte afdelinger mulighed for selv at håndtere nogle opgaver internt. Her leverer Aliro Docs softwarelicenser og rådgivning til de medarbejdere, som har grafiske eller dokumenttekniske kompetencer.
Derudover bliver der løbende drøftet muligheder omkring automatisering af dokumenter til Digital Post, hvor Aliro Schedule er præsenteret som en potentiel fremtidig løsning.
Resultatet: Struktur og overblik
Løsningen giver kommunen en skalerbar og overskuelig model til håndtering af webtilgængelighed på tværs af hele organisationen.
Kommunen har blandt andet opnået:
- En enkel bestillingsproces for medarbejdere
- Ensartet håndtering af dokumenter på tværs af forvaltninger
- Høj kvalitet og compliance i de færdige PDF-dokumenter
- Reduceret intern kompleksitet
- Adgang til specialister og løbende sparring
- Fleksibilitet til både outsourcing og intern håndtering
Aliro Portal er samtidig blevet et vigtigt værktøj til at skabe struktur og overblik i en organisation med mange forskellige bestillere og interessenter. Samarbejdet gør det muligt for kommunen at arbejde strategisk med webtilgængelighed uden at gøre processen tung eller teknisk kompleks for de enkelte medarbejdere.
Hvordan kan vi hjælpe jer?
Arbejder I også med mange forskellige forvaltninger, decentral dokumenthåndtering eller store mængder PDF-filer på tværs af organisationen?
Så kontakt os og hør mere om, hvordan Aliro Portal, Aliro Tagging og Aliro Finder kan hjælpe jer med at skabe en enkel, skalerbar og effektiv strategi for dokumenttilgængelighed – uden at gøre arbejdsgangene mere komplekse for medarbejderne.
